Digital Design: Архивное делопроизводство

Основная статья: СЭД (подробнее)

2016: модуль «Управление архивом»

По информации на август 2016 года модуль «Управление архивом» позволяет автоматизировать работу архива компании в частях комплектования, хранения, учета и использования документов. Автоматизация указанных процессов снижает количество ошибок и исключает возможность утери документов. Модуль «Управление архивом» позволяет осуществлять единый централизованный учет документов, что особенно актуально для крупных и распределенных компаний. Предназначен для крупных коммерческих и распределенных компаний.

Дополнительный программный модуль для СЭД на платформе Docsvision (версии 4.5 и 5) предназначен для автоматизации процессов комплектования, оперативного и ведомственного хранения, учета и использования документов организации. Соответствует требованиям «Основных Правил работы архивов организаций».

Решаемые задачи:

• Автоматизация работы архива компании.
• Ведение номенклатуры дел предприятия.
• Списание документов в дела по номенклатуре.
• Комплектование архива.
• Систематизация хранения документов.
• Учет перемещения документов.
• Контроль сроков хранения документов.
• Выделение документов к уничтожению.
• Сдача документов на государственное хранение.
• Формирование итоговых сведений и отчетов.

Преимущества:

• Соответствие требованиям «Основных правил работы архивов организаций».
• Поддержка распределенной, в том числе и территориально, структуры организации.
• Удобный интерфейс модуля, простота работы для делопроизводителей и архивариусов.

2012: «Архивное делопроизводство» на базе DocsVision 4.5

Компания Digital Design разработала новое решение «Архивное делопроизводство», реализованное на платформе DocsVision 4.5. Приложение обеспечивает надежность хранения информации, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документов, а также включает удобную систему поиска.

«Архивное делопроизводство» было разработано с учетом всех требований Федерального архивного агентства (Росархива), регламентирующего характеристики подобных систем. В основе создания приложения лежит накопленный ИТ-интегратором опыт в создании электронных архивов на базе платформы DocsVision в различных компаниях и государственных организациях. В рамках «Архивного делопроизводства» сформирована общая структура построения и ведения веб-хранилища, которая подходит для автоматизации данных процессов, независимо от сферы деятельности компании.

Олег Грешнев, директор департамента корпоративных систем, Digital Design: «В настоящее время современный бизнес уделяет большое внимание процессам делопроизводства, чья структура, по мере роста организаций, становится объемнее и сложнее. Новая разработка Digital Design призвана помочь компаниям оптимизировать и ускорить выполнение операций по обработке и хранению документов, осуществляемых, как правило, архивариусами и делопроизводителями канцелярии. Функциональность решения включает в себя возможности формирования, комплектования и ведения номенклатуры дел, а также их передачи из структурных подразделений в архив. Данный инструментарий позволит организациям существенно сократить затраты времени и труда на основные процессы делопроизводства».