АстроСофт: управление договорами

О системе

«АстроСофт: управление договорами» - это продукт, реализованный на платформе 1С, и предназначенный для автоматизации процессов и систем финансового управления и управления продажами в разрезе договорной деятельности. Договорная работа в организации представляет собой сложный распределенный управленческий процесс взаимоотношения сотрудников фирмы по созданию, согласованию, исполнению и учету договоров. Как правило, работа с договорами включает в себя следующие этапы:

• инициация договора;
• процесс согласования договора;
• заключение договора;
• планирование ресурсов и исполнение обязательств по договору;
• анализ результатов;
• пролонгация договора.

Программа «АстроСофт: управление договорами» позволит автоматизировать, систематизировать, упростить и эффективно построить работу в разрезе договорных отношений.

Программный продукт

• дает возможность взаимосвязано планировать, контролировать и анализировать договорную деятельность,
• фиксирует все изменения статусов и параметров договоров,
• предоставляет полную, актуальную и структурированную информацию.

Представленная схема может изменяться в зависимости от специфики ведения договоров в вашей организации и от отрасли. Некоторые процессы изменят свою относительную продолжительность или очередность, однако структура договорного процесса останется неизменной.

«АстроСофт: управление договорами» предоставляет механизмы для автоматизации всех представленных процессов и может адаптироваться под специфику работы с договорами предприятия любой отрасли и организационной формы. Определение текущего положения компании в разрезе договоров и доступность аналитической информации дают возможность принимать правильные управленческие решения, а значит, эффективно управлять компанией и достигать поставленных целей.Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

Для кого?

Вы собственник компании?

«АстроCофт: управление договорами» позволит вам наладить системную работу компании, которая приведёт к повышению самостоятельности вашего бизнеса и снизит необходимость постоянного контроля компании. Вы будете иметь возможность при необходимости самостоятельно получить информацию о коммерческой деятельности в том же объёме, в котором её получает генеральный директор.

Вы генеральный директор?

«АстроCофт: управление договорами» поможет вам усилить способность управлять компанией, сделав взаимодействие с собственником более конструктивным за счёт систематизации работы с договорами и своевременного получения достоверной информации.

Вы коммерческий директор?

«АстроCофт: управление договорами» упорядочит договорную работу отдела продаж и обеспечит отчётность, на основе которой можно принимать решения как по отдельным менеджерам и клиентам, так и по процессу продаж в масштабах всей компании.

Вы финансовый директор?

«АстроCофт: управление договорами» поможет вам развивать компанию, снижать финансовые риски и быть полноценным партнёром для генерального директора, давая инструмент контроля финансовых показателей договоров.

Вы руководитель юридического отдела?

«АстроCофт: управление договорами» качественно улучшит работу юридического отдела, высвободит время, затрачиваемое на выполнение рутинных операций.

Подробнее на сайте: www.contractmanagement.ru

СЭД без головной боли

Переводить всю организацию на систему электронного документооборота никогда не бывает просто. Самое трудное – это внедрение и первые недели после него, когда все привыкают работать по-новому. Мы хотели бы поделиться своими рекомендациями, как сделать это быстрее, выгоднее и эффективнее.
Большой опыт АстроСофт в области внедрения документооборота позволил нам выделить ряд типичных ситуаций, которые обычно приводят к более длительному и тяжелому для компании переходу на СЭД, а также рассказать о решениях, оптимальных для той или иной ситуации.

1. Как найти свою систему документооборота

На рынке представлено достаточно много программных продуктов. Как правило, директор по ИТ приходит покупать заранее выбранное решение, руководствуясь рядом самых разных причин – от собственного опыта до впечатлений от рекламной кампании. Бывает так, что приобретенная программа не приносит нужного результата, потому что не учитывает все особенности конкретной компании. Именно здесь зарождается миф, что системы электронного документооборота малоэффективны.

Наш совет: рассмотреть все доступные варианты вместе с опытным консультантом. Лучше всего рассматривать ИТ-компанию не как аптеку, в которой покупают лекарство, а как доктора, к которому приходят с проблемой. Описывая «симптомы», вы проделываете серьезную работу: анализируете движение документооборота в своей компании. Опытный консультант вам поможет определить основные задачи, «узкие» места и подберет программный продукт, который будет решать именно ваши задачи.

Возможно, это будет не то ПО, которое вы намеревались приобрести. При этом оптимальная система может стоить существенно меньше. В нашей практике были случаи, когда клиенты, намеревавшиеся перейти на SAP, проводили внутренний аудит и обнаруживали действующие лицензии Microsoft SharePoint, что позволило серьезно сэкономить и реализовать СЭД на этой платформе.

Часто наши клиенты хотят внедрить популярный продукт «1С: Документооборот». Это хороший выбор, если в компании уже реализован и отлажен учет расчётов с контрагентами и если вам нужно удобное единое место хранения документации в электронном виде с функциями ознакомления, согласования и утверждения. Но в случае, когда пользователям требуется постоянно работать с финансовой документацией, отслеживать этапы и сроки по договорам, быть в курсе того, как какие-либо действия по договору повлияли на финансовую составляющую взаимоотношений с клиентом, и т.д. – мы рекомендуем внедрять «АстроСофт: управление договорами». Этот пример показывает, что требования к продукту формируют ваши ожидания от системы электронного документооборота и особенности деятельности компании.

2. Отсутствие другого мнения

Сложно оценивать ситуацию, находясь в внутри нее, поэтому мы бы хотели еще раз подчеркнуть: консультация, а лучше полноценное обследование, которое проведет бизнес-аналитик, должно быть обязательным. Даже если у вас есть понимание, ради чего компания тратит средства на новую систему, нужно точно знать, что именно будет автоматизировано и каким образом.

Наш совет: привлечь к работе аналитика. Конечно, это дополнительные затраты, как финансовые, так и временные. Но на самом деле вы получаете возможность сэкономить на последующей доработке системы, а они неизбежны в том случае, если будут неправильно учтены особенности ваших бизнес-процессов. В долгосрочной перспективе тщательно подготовленное внедрение снижает реальную стоимость владения системой, а значит оптимизирует ваш ИТ-бюджет.

Например, системы на платформе Microsoft SharePoint, которые мы разрабатывали для компаний, имеющих уникальные особенности документооборота, помогали выявить узкие места в существующих бизнес-процессах. В этом случае СЭД выступал катализатором для перемен стратегического характера. Это повлияло на затраты, но они окупились в течение следующего года за счет существенного повышения эффективности работы.

3. Внедрить и забыть

На этапе внедрения возможны ситуации, угрожающие в самое короткое время загубить весь проект.

Наш совет: и здесь мы хотим дать целый ряд небольших, но ценных советов. Во-первых, не стоит рассчитывать на быстрое внедрение. Даже если в вашей организации очень упорядоченные процессы, нужно понимать, что на интеграцию СЭД с другим системами может потребоваться время, не говоря уже о том, что нужно обучить пользователей, отработать процедуры и привычку всю работу вести в программе.

В-вторых, если вы не уверены в своих силах или не имеете в штате достаточного количества квалифицированных специалистов, чтобы качественно развернуть систему, обращайтесь к профессионалам. Фрилансер-одиночка обойдется в меньшую сумму, но и риск, что в случае неудачи спросить будет не с кого, весьма велик.

В-третьих, мы рекомендуем тщательно документировать ход внедрения. Это поможет впоследствии, если потребуется провести миграцию на новые версии программного продукта, если потребуется развивать систему или если сменится руководство компании.

Ссылки

Страница продукта на сайте разработчика

Отдельный сайт о системе