MoReq2 - стандарт ведения электронного документооборота

MOREQ2 – это комплекс типовых требований к системам электронного документооборота, впервые переведенный на русский язык силами «Гильдии управляющих документацией» в 2008 году. Сборник содержит 716 требований к управлению электронными документами и разделен на 12 модулей – модуль системы классификации и организации дел, управления доступом и безопасности и проч. Основной его задачей является помощь компаниям, осознавшим необходимость внедрения СЭД, в формулировании всех задач, которые система будет призвана решить, и выборе на этой основе наиболее подходящего продукта. Таким образом, MOREQ2 сегодня является наиболее полным документом, фиксирующим требования к системам документооборота, неким стандартом СЭД.

MoReq 2010 представляет собой серию описаний требований к подготовке электронных документов, на которые могут ориентироваться вендоры программного обеспечения, специалисты в области ЭДО и другие заинтересованные пользователи. Он должен был серьезно упростить и актуализировать требования MoReq по сравнению с предшествующей версией MoReq2. Согласно первоначальному плану DLM-форума, курирующего данный проект, план MoReq 2010 должен быть выработан к маю 2010 года, а его окончательная версия – к сентябрю. В итоге существующие сроки предоставления документов для профессионального общества постоянно отодвигались, что привело к тому, что данный стандарт до сих пор остается проектом. Тем не менее, как ожидается, окончательная редакция этих спецификаций может быть представлена уже в мае 2011 года. Несмотря на публичный характер обсуждений MoReq2010 в среде экспертов ЭДО и вендоров, отношение к нему в Западной Европе остается далеко не однозначным.

MoReq2010: проблемы и перспективы

Необходимость стандартизации электронного документооборота и электронного хранения документов назрела очень давно. Перед организациями, внедряющими системы электронного документооборота/архива неизбежно встает целый ряд вопросов технического и организационно-методологического характера и юридического характера: можно ли полностью избавиться от бумаги и перевести всю документацию в электронный вид? можно ли уничтожить бумажные документы после того, как они были отсканированы? можно ли хранить информацию на стороннем сервере (т. н. внеофисное хранение) или же для ее хранения должны использоваться исключительно ресурсы организации? Как обеспечить сохранность документов при смене ПО или смене форматов? Для решения этих и многих других вопросов хорошим подспорьем могут стать стандарты, отражающие опыт, наработанный профессиональным сообществом.^[1]

Переход на электронный документооборот/электронное хранение документов имеет целью упростить и ускорить работу в организации, снизить временные и финансовые затраты. К сожалению, на пути решения этой задачи нередко встают препятствия юридического характера: законодательная практика просто не поспевает за бурным развитием технологий. Стандарт, четко регламентирующий вопросы электронного документооборота/электронного хранения документов, вполне может стать базой при разработке соответствующих законодательных норм.Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

В наши дни нередкими являются ситуации, когда приходится налаживать документооборот между организациями, находящимися в различных городах или даже странах. В этих организациях могут использоваться совершенно разные ECM-системы, и обеспечения взаимодействия между ними во многих случаях представляет собой достаточно сложную задачу. Одним из возможных решений подобных задач является введение стандартов, описывающих базовые для всех ECM-систем функции, операции, поддерживаемые форматы.

Одним из важных событий в области стандартизации ECM стало появление спецификаций MoReq2010. Важной особенностью этих спецификаций является ориентация на современные реалии, что особенно актуально в нынешних условиях, когда многие стандарты не пересматриваются в течение нескольких лет (так, например, обстоит дело с американским стандартом DoD5015.2, который не пересматривался в 2007 года и потому плохо согласуется со многими реалиями сегодняшних дней). Отличительной чертой MoReq2010, позиционируемой разработчиками в качестве оригинальной новации, является так называемая модульная структура: все требования выделены в нем в отдельные блоки (модули), что позволяет лучше подстроить их под специфику работу работу конкретной организации. Такого еще не было ни в одном стандарте, даже в ISO 15489. Кроме того, новая версия спецификаций содержит целый ряд нововведений концептуально-методологического характера.

Профессиональное сообщество отреагировало на публикацию текста спецификаций MoReq2010 крайне неоднозначно. В Интернете можно найти самый широкий диапазон откликов: от восторженных до скептических. С чем связан столь неоднозначный прием такого важного и долгожданного документа? Сможет ли MoReq2010 стать концептуальным фундаментом для теорий и практик ECM будущего? Эти и другие вопросы мы попытаемся проанализировать в тексте настоящей статьи.

Нововведения MoReq2010

В MoReq2010 можно выделить ряд весьма интересных и перспективных тенденций.

Во-первых, интересной тенденцией является отказ от централизованной модели хранения контента, которая далеко не всегда согласуется с реалиями нынешней эпохи, когда материалы, имеющие статус записей (records) создаются в самых различных приложениях. Поэтому MoReq2010 допускает существование альтернативных моделей хранения — таких, например, как управление записями «на местах» (документы, имеющие статус записей, хранятся в том приложении, в котором они были созданы, но управление ими осуществляется при помощи специализированных программных средств) или внедрение модуля управления записями в другие информационные системы.

Во-вторых, это ориентация на поддержку интероперабельности. Под интероперабельностью в даннам случается понимается способность без ограничений взаимодействовать с другими системами и приложениями. В настоящее время миграция контента из одной ECM-системы в другую является достаточно сложной и болезненной процедурой. Использование единой схемы XML могло бы позволить всем ECM-системам «говорить на едином языке» что особенно важно в нашу эпоху быстрой смены технологий и форматов.

В-третьих, важной особенностью спецификаций MoReq2010 является ориентация на сервисно-ориентированную архитектуру, что гораздо лучше соответствует реалиям новой парадигмы с ее тенденцией к предпочтению облачного хранения централизованным репозиториям.

В-четвертых, в MoReq2010 была предпринята попытка детальной проработки многих вопросов, которым ранее уделялось явно недостаточное внимание. Например, «больным местом» многих ECM-систем как в России, так и за рубежом является юзабилити. Требования MoReq2010, изложенные достаточно ясно и подробно, вполне могут стать основой для наведения порядка в данной области.

В-пятых, несомненным нововведением является уже упомянутая выше модульность и гибкость: спецификации MoReq2010 изначально замышлялись как обладающие подвижной, изменчивой структурой, благодаря которой их можно легко приспособить к реалиям самых различных организаций.

Причины неприятия MoReq2010

Несмотря на целый ряд важных и, что не вызывает сомнения, необходимых новаций, очень многие представители профессионального сообщества приняли спецификации MoReq2010 достаточно прохладно. Чем обусловлена такая реакция?

Многие критические оценки спецификаций из серии MoReq связаны со сложностью используемой терминологии. В основе MoReq2010 лежит противопоставление двух типов объектов: document и record. Объект типы document обладает следующими особенностями: (1) он выступает в качестве подтверждения событий прошлого, настоящего, будущего; 2) он может быть подвергнут изменениям и (3) он имеет структурированную форму. Термин record в стандарте ISO 15 489 получает следующее определение Информация, создаваемая, получаемая и поддерживаемая организацией или частным лицом в качестве свидетельства в соответствии с требованиями закона или бизнеса (Information created, received, and maintained as evidence and information by an organisation or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business. ) Объект типа record обладает следующими свойствами: (1) он выступает в качестве подтверждения событий прошлого; (2) он не может быть подвергнут изменениями и (3)он может не иметь структурированной формы. Для работы с объектами двух разных типов требуются различные подходы и методы.

Логика разработчиков спецификаций MoReq2010 плохо согласуются с той логикой, которой руководствуется законодательство. Выше мы уже отмечали, что законодательная практика в большинстве случаев не поспевает за техническим прогрессом. В качестве примера рассмотрим определение документа, принятое в российском законодательстве:

Документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. (закон 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документа).

Однако «документ» в приведенном выше определении по смыслу ближе к понятию record, чем к document. Именно по этой причине многие профессиональные архивисты и документоведы отказываются принимать какие-либо иные подходы к переводу термина record.

Интересно отметить, что проблема перевода document и record существует не только в России. Анн Мари Шабен, переводчица спецификаций MoReq2 на французский язык, отмечает, что перевод понятия record как document archivé во многом является вынужденной данью сложившейся традиции и не может адекватно передать смысловое содержание оригинала. Чешские специалисты также указывали на сложность адекватного перевода термина record как на одну из причин, тормозящих распространение стандартов из серии MoReq.

Реалии современной эпохи таковы, что документоведческие практики, существующие в текстах законов, существенно отличаются от того, что имеет место в реальной жизни. Думается, что ломка устоявшихся терминологических схем — всего лишь вопрос времени.

Критика спецификаций MoReq2010 нередко обосновывается причинами чисто политического и финансового характера. В настоящий момент систем управления записями, которые полностью соответствовали бы MoReq2010, просто не существует. Наверное, создатели спецификаций надеются, что MoReq2010 со временем станет отправной точкой при разработке новых ECM-систем. Оправдаются ли эти надежды — покажет время. Спецификации MoReq2010 изначально претендовали на статус общеевропейских, но на европейском рынке ECM доминируют американские транснациональные компании, во многом руководствующиеся в своей деятельности стандартом DoD, расхождения которого с MoReq2010 весьма и весьма ощутимы.

Примечания