Автоматизация заседаний от повестки до поручений: доступно, просто, с соблюдением 287-ФЗ
Заседания и совещания — часть рабочего процесса каждой организации. В настоящее время они все чаще проводятся в дистанционном или гибридном формате. Причин этому множество: территориально распределенные структуры компаний с офисами и подразделениями в разных городах, удаленный режим работы и командировки участников.
Становится все сложнее согласовать интересы вовлеченных в проведение заседаний сторон, соблюсти законодательные и корпоративные требования, несмотря на разнообразие инструментов для дистанционного взаимодействия. Пересылка материалов по email недостаточно защищена, в системе электронного документооборота или во время видеоконференции нельзя провести голосование, автоматически зафиксировать его результаты и сформировать поручения.
Возникают и организационные сложности: много времени и усилий тратится на информирование участников, составление и пересылку протоколов, постановку задач. Как следствие, затягивается принятие решений, возрастают финансовые и операционные риски.
Преодолеть трудности можно с применением специализированной системы организации заседаний и совещаний. Она позволяет в едином информационном пространстве назначать встречи, удаленно голосовать по вопросам собрания, формировать протоколы и другие документы, подписывать их с использованием УКЭП и обеспечением юридической значимости, давать поручения. При этом специализированная система помогает соблюсти установленные законом правила проведения дистанционных заседаний.  | Евгений Сазанов, руководитель продукта «Ареопад» компании «Диджитал Дизайн» |
Востребованность систем автоматизации совещаний и заседаний растет
Решения для проведения совещаний и заседаний с применением электронного голосования относят к классу BMS (Board Management Software). Прежде они использовались преимущественно крупными акционерными обществами для удобства и простоты проведения общих собраний акционеров, советов директоров и правлений, а проекты отличались высокой степенью кастомизации.
Сейчас все больше совещаний переходит в удаленный формат. Еще четыре года назад компания Gartner давала прогноз, согласно которому к настоящему моменту 75% корпоративных встреч будет проводиться дистанционно. Как показывает опыт внедрения цифровых продуктов в организациях различных отраслей, исследование подтверждается практикой. Число онлайн-совещаний с сотрудниками, партнерами и контрагентами растет, на них принимаются совместные решения, требующие закрепления договоренностей, в том числе с подписанием документов.
Автоматизация заседаний в рамках единого цифрового поля становится востребованной в структурах любых организационно-правовых форм и размеров на уровне от рабочих групп до первых лиц. При этом в случаях, когда компании стремятся осуществить трансформацию быстро и минимизировать затраты, выбор делается в пользу коробочных продуктов, не нуждающихся в дополнительных доработках и вложениях.
АО и ООО должны соблюдать новые законодательные требования для проведения заседаний в удаленном формате
С 1 марта 2025 года вступает в силу основная часть положений, относящихся к порядку проведения дистанционных заседаний, Федерального закона № 287-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об акционерных обществах» и отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Нововведения затронут деятельность акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. В частности, АО и ООО, заинтересованные в дистанционном проведении заседаний общих собраний участников и акционеров, а также советов директоров, должны обеспечить:
- возможность обсуждения вопросов повестки и голосования в электронной форме;
- проверку личности участника установленным способом;
- трансляцию звука и изображения в режиме реального времени и хранение ее записи;
- направление форм бюллетеней в определенные сроки на почтовые или email-адреса участников;
- электронное подписание бюллетеней.
Какое решение позволяет не просто соблюсти требования законодательства, но и действительно обеспечить удобство работы?
Интересы всех организаций, стремящихся к переводу заседаний и совещаний в цифровую среду, уже учтены в системе «Ареопад». Это комплексное решение, позволяющее автоматизировать каждый этап процесса: от планирования встречи до подписания протокола и формирования поручений.
«Ареопад» предназначен и для участников заседаний, и для организаторов. Корпоративные секретари, юристы и сотрудники различных административных департаментов используют его для планирования и проведения собраний, оформления сопроводительных и итоговых документов. Члены советов директоров, правлений, комитетов и комиссий работают в системе с повесткой и материалами, голосуют по обсуждаемым вопросам. Решение зарегистрировано в реестре отечественного ПО, совместимо с импортонезависимыми ОС, СУБД и офисными пакетами, обеспечивает защиту информации с применением российских алгоритмов криптографии.
Система «Ареопад» доступна в двух версиях:
1. Базовая. Предназначена для компаний, стремящихся автоматизировать совещания и заседания в кратчайшие сроки. Внедряется в течение 2 недель и включает наиболее востребованную функциональность.
2. Профессиональная. Подходит компаниям, заинтересованным в расширенной функциональности и индивидуальных настройках системы с учетом корпоративных особенностей.
Обе версии позволяют соблюсти требования 287-ФЗ, предусмотренные для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью.
Функциональность коробочной версии «Ареопада»: все самое необходимое за 2 недели
Рассмотрим, что именно позволяет закрыть основные потребности компаний в автоматизации заседаний и совещаний.
Организаторы, работая в веб-приложении базовой версии «Ареопада», получают возможность:
- планировать встречи и приглашать участников;
- создавать и редактировать повестку, наполнять ее материалами, вносить информацию о докладчиках;
- настраивать роли и права доступа участников к просмотру вопросов и документов для каждого совещания;
- отслеживать ход голосования;
- формировать бюллетени и протоколы по шаблонам;
- ставить задачи ответственным лицам на основании принятых решений;
- выгружать статистику и отчеты.
Участники заседаний, подключаясь к базовой версии системы через браузер на мобильном устройстве или ПК, могут:
- просматривать документы и добавлять к ним заметки;
- голосовать;
- использовать электронную подпись;
- оставлять особое мнение во время голосования.
Решение интегрируется с корпоративным почтовым сервисом и календарем. Организаторам удобно назначать встречи с использованием функции «Помощник по планированию», которая отражает занятость приглашаемых сотрудников. Пользователи получают уведомления о действиях в системе и поручения по рассмотренным вопросам на электронную почту.
Еще больше возможностей для заказчиков со специфическими процессами корпоративного управления предоставляет профессиональная версия «Аеопада». Среди них: мобильное приложение и онлайн-чат для участников заседаний, расширенная ролевая модель, электронная библиотека, формирование выписок по вопросам и многое другое. Профессиональная версия позволяет гибко настраивать процессы, шаблоны документов и сценарии голосования в соответствии с устоявшимися и отработанными в организации практиками.
Экономия на внедрении и использовании
Базовая версия не подразумевает расходов на адаптацию системы, может быть установлена самостоятельно ИТ-подразделением заказчика по инструкции, что позволит сократить бюджет проекта, исключив консультационные и интеграционные услуги вендора, уже на этапе внедрения.
Минимизация эксплуатационных затрат связана с тем, что все версии решения, включая коробочную, поставляются на условиях бессрочной серверной лицензии. Таким образом, работа в системе не предполагает квартальных или годовых платежей за использование продукта.
В решении предусмотрена возможность добавления любого количества комитетов, комиссий, рабочих групп или юридических лиц. Это еще один фактор минимизации затрат: «Ареопад» позволяет без дополнительных оплат и в рамках предусмотренного числа пользователей расширить практику проведения совещаний в электронном виде внутри организации или вне ее.
Эффективность автоматизации заседаний и совещаний: чего ожидать
Опыт внедрения «Ареопада» в организациях бизнеса и госсектора показывает следующие результаты:
1. Участники заседаний и совещаний могут выполнять все действия дистанционно, в том числе заверять документы электронной подписью. Это ускоряет принятие решений, обеспечивает наличие кворума, даже когда приглашенные лица не могут физически присутствовать на собрании.
2. Формирование сопроводительных и отчетных документов по шаблонам позволяет минимизировать количество рутинных операций и ошибок при их создании.
3. Составление повестки в электронном виде обеспечивает оперативное внесение в нее изменений. Организаторы не тратят время на изъятие и уничтожение устаревших бумажных версий и отправку новых документов.
4. Обеспечивается информационная безопасность благодаря разграничению прав доступа, защите каналов передачи и мест хранения данных с помощью алгоритмов шифрования. В результате пользователи могут обмениваться материалами, в том числе конфиденциальными, без угрозы утечек данных.
Коробочная версия «Ареопада» позволяет быстро начать работать по настроенным бизнес-процессам и применять лучшие практики проведения совещаний в электронном виде. Дает возможность соблюсти требования законодательства к организации дистанционных заседаний в акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью. Минимизирует затраты на этапах внедрения, использования и масштабирования. А специфические корпоративные требования к процессам электронного голосования, настройке бизнес-логики и интерфейсов позволяет учесть версия решения с расширенной функциональностью.
Узнать больше о системе «Ареопад» от компании «Диджитал Дизайн» можно на сайте или обратившись на info@digdes.com.
