«Обгоняя паровоз»: как внедрить ERP-систему на предприятии, которого еще нет?

TAdviser: Может показаться, что внедрение ERP-системы на предприятии, которое только создается, - не такая уж сложная задача. Однако практика показывает, что это не всегда так (если вообще так). Скорее всего, подобные проекты могут строиться по одной из двух схем: использование «лучших практик», изначально заложенных в выбранной ERP-системе, или же проектирование необходимых бизнес-процессов и «подгонка» под них внедряемого программного продукта. Какой вариант предпочли на «GM-АВТОВАЗ»? Как повлияла на это решение специфика российского бизнеса?

По нашему мнению, каждый из обозначенных подходов сложно в чистом виде реализовать на практике. Внедрение ERP-системы обычно предполагает некоторый компромисс между внедрением передовых процессов, заложенных в дизайне ERP-системы, и требованиями существующих или проектируемых бизнес-процессов с учетом их специфики. В нашем случае, задача построения современной автоматизированной системы управления возникла с момента рождения самого предприятия, и ее создание шло одновременно со строительством завода. Внедрение системы в условиях развивающихся бизнес-процессов являлось определенным преимуществом, но не избавляло нас от таких проблем как настороженное отношение сотрудников к их роли как SAP пользователей. В то же время внедрение системы до начала производства автомобилей позволило нам по максимуму реализовать идеологию использования стандартных функциональностей, предлагаемых системой SAP, а также сделать ряд доработок по результатам использования системы на этапе «пилотного» производства. 

TAdviser: Может ли, На Ваш взгляд, выбранный для «GM-АВТОВАЗ» подход считаться универсальным для подобных проектов? Существует ли какие-то стандартные решения для CIO или CFO, участвующих в подобных, «обгоняющих паровоз» проектах?

По нашему мнению, внедрение ERP-системы параллельно с налаживанием производства и становлением бизнес-процессов вряд ли можно назвать универсальным. Как и любой другой подход, он имеет ряд преимуществ и недостатков. С одной стороны, если предприятие принимает решение внедрять систему после начала производства и стабилизации процессов в компании, то перед ней сразу встает вопрос альтернативного учета хозяйственной деятельности компании - в Excel или привлечения сторонних компаний. В результате этого, если компания хочет иметь исторические данные за прошлые периоды, в будущем может возникнуть вопрос о занесении накопленных данных во внедренную систему. Также внедрение системы в условиях отсутствия устоявших процессов повышает вероятность значительных доработок после начала эксплуатации. Особенно в случае недостаточных проработок на этапе концептуального проектирования.

С другой стороны, внедрение системы в данной ситуации имеет также ряд преимуществ. Во-первых, отсутствие внедренных ранее разнородных систем управления и, как следствие, отсутствие необходимости интеграции уже существующих систем с внедряемой ERP-системой. Во-вторых, в связи с тем, что на начальном этапе становления предприятия бизнес-процессы компании усложняются постепенно, то их реализация в системе также усложняется постепенно, что в некотором роде облегчает пользователям период «привыкания». В-третьих, внедрение системы параллельно со строительством предприятия дает шанс спроектировать и внедрить наиболее интегрированное решение, учитывая требования ключевых бизнес пользователей, ИТ-специалистов и возможности системы.

Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

Что касается рекомендаций по внедрению подобных проектов, то считаем целесообразным реализовывать проект на следующих принципах:<>

• максимальное использование стандартных функций системы без значительных модификаций;
• вовлечение в обязательном порядке в проект сотрудников, которые являются экспертами в соответствующих бизнес-процессах;
• следование стандартной методологии внедрения ERP-системы, предлагаемой компанией SAP;
• сильная поддержка проекта со стороны руководителя компании и спонсора проекта.

В качестве общей рекомендации можно добавить, что, с нашей точки зрения, при выборе версии системы наиболее оправданным является использование последних версий SAP приложений. Это, с одной стороны, дает доступ к наибольшему количеству функциональных возможностей, а, с другой - позволяет как можно дольше избежать обновления системы в связи с прекращением ее поддержки.

TAdviser: Каким образом осуществлялась координация между развитием ERP-проекта и строительством и оснащением завода?

В связи с тем, что на нашем предприятии ERP-система не используется для управления производственным оборудованием, то по большому счету внедрение ERP-системы не было напрямую взаимосвязано с графиком ввода в эксплуатацию завода. График строительства завода и начала производства в первую очередь влиял на дату продуктивного старта проекта внедрения SAP системы и сроки начала подготовки ИТ-инфраструктуры.

TAdviser: Сталкивались ли Вы с необходимостью внесения изменений в ERP-проект (возможно, в уже внедренную функциональность системы управления предприятием) в связи с изменениями в планах строительства завода (например, смена поставщика оборудования может привести к изменениям в схеме производства и/или смене используемых CAM и MES систем, и таким образом повлиять на ERP-процессы)? Как минимизировать подобные риски?

В нашем случае все изменения, вносимые в SAP систему после продуктивного старта, были обусловлены пятью основными причинами:

• изменением или усложнением бизнес-процессов;
• требованиями российского законодательства;
• требованиями внешнего аудита или внутреннего контроля;
• совершенствованием системы в соответствии с официальными рекомендациями SAP;
• запросами пользователей на внедрение дополнительных функциональностей.

Внесение изменений в дизайн внедренной ERP-системы – это нормальный процесс, называемый поддержкой системы. С нашей точки зрения, процедура поддержки системы должна быть разработана и утверждена до продуктивного старта проекта, чтобы все дальнейшие изменения системы были должным образом согласованы, авторизированы и задокументированы. Также необходимо заметить, что внедрить сразу все доступные функции ERP-системы в принципе невозможно, поэтому дополнительные модули внедряются постепенно, исходя из приоритетов компании и запросов пользователей. В этой связи также необходимо разработать соответствующую процедуру, регламентирующую порядок формирования портфеля проектов, направленных на развитие SAP системы. В нашей компании подобный перечень формируется на ежегодной основе.

TAdviser: Какова специфика ERP-проекта в автомобилестроении, а какие черты могут считаться универсальными или характерными для большинства отраслей экономики?

Автомобилестроительная отрасль предъявляет ряд специфических требований к ERP-системе. На основании нашего опыта можно отметить тот факт, что базовая функциональность SAP R/3 почти полностью охватывает типовые бизнес-процессы (например, ведение бухгалтерского учета и закупки), но не учитывает всех специфических потребностей автомобилестроительного предприятия, что вызывает необходимость собственных разработок. В качестве основного варианта покрытия функционального дефицита может выступать внедрение специального решения SAP для автомобильной промышленности (Automotive Solution) или дополнительной SAP системы, например, SAP Advanced Planner and Optimazer (часть SAP SCM в настоящее время). Во время внедрения SAP R/3 на «Джи Эм-АВТОВАЗ» в России не было специалистов, знающих, а также способных внедрять и поддерживать вышеперечисленные дополнительные приложения, поэтому было принято решение о внедрении их в рамках второй фазы проекта.

TAdviser: Что вызвало наибольшие трудности в ходе реализации проекта? Было ли это связано с особенностями ведения бизнеса в России, или это проблемы общие для всех стран?

Внедрение SAP системы на «Джи Эм-АВТОВАЗ» было осуществлено в рекордно сжатые сроки – 7 модулей за 9 месяцев, что потребовало значительных усилий со стороны команды на протяжении всего проекта, поэтому однозначно выделить наиболее «трудную» его часть достаточно проблематично.

Конечно же, в условиях, когда проект внедрения ERP-системы реализовывался параллельно со строительством предприятия, одной из основных проблем являлось отсутствие четко определенных бизнес-процессов и процедур, включая недостаток знаний о процессах GM, которые использовались в качестве эталона. А учитывая, что в силу специфики нашей компании, процессы должны сочетать как международные стандарты управления, так и российскую практику, то это создавало значительные сложности на стадии концептуального проектирования.

Некоторую сложность вызывала двуязычность проекта. В связи с тем, что на этапе внедрения проекта почти все руководящие должности занимали иностранные специалисты, то официальными языками являлись сразу два языка – русский и английский. При этом не только документация и настройки велись на двух языках, но и большинство совещаний по проекту.

Также необходимо отметить, что мы испытывали недостаток почти во всех проектных ресурсах, начиная от офиса и заканчивая специалистами по внедрению системы. Несмотря на большой объем модулей, внедряемых в рамках первой фазы проекта, численность группы колебалась от 15 до 20 человек в зависимости от решаемых задач.

Другой значительной проблемой являлся функциональный дефицит базовых модулей системы SAP R/3 в части удовлетворения специфических потребностей автомобилестроительного предприятия. Например, отсутствовала возможность формирования шаблона заявки на поставку материалов, не поддерживалась взаимозаменяемость деталей, не было взаимосвязи между инженерным перечнем деталей и спецификацией автомобилей. Ряд специфических требований, реализация которых потребовала особенно пристального внимания, были обусловлены тем, что «Джи Эм-АВТОВАЗ» - совместное предприятие. В частности, жесткие требования к закрытию бухгалтерской отчетности по международным стандартам на 3-ий рабочий день потребовали особого внимания к внедрению модуля «Специальные регистры», на базе которого построено формирование отчетности GAAP.

В заключение хотелось бы отметить, что независимо от всех трудностей, с которыми «Джи Эм-АВТОВАЗ» столкнулся в процессе внедрения SAP системы, SAP – это мощный инструмент, который в состоянии обеспечить стратегическую ценность нашей работы и конкурентные преимущества компании. Внедренные решения SAP обеспечивают постоянное совершенствование всех бизнес-процессов предприятия, позволяют четко организовать финансовые и материальные потоки, предоставляют возможности гибкого управления производством, сокращения затрат и избежания потерь, а также возможность исключения любых заминок в работе и оперативность принятия управленческих решений.