Tutu.ru (Туту.ру Новые Туристические Технологии НТТ) (Клеверенс: Склад 15)

2022: Как Туту.ру избавился от хаоса в учёте имущества и ускорил инвентаризации в 10 раз

Нужна была современная система, которая решила бы все проблемы

Сервис поездок и путешествий Туту.ру — лидер на российском рынке — столкнулся с серьёзными трудностями в учёте основных средств. В офисе, где работают более 400 сотрудников, числилось свыше 5 тысяч единиц оборудования: ноутбуки, принтеры, столы, кресла и многое другое. Учёт имущества вёлся вручную, что приводило к путанице, избытку или нехватке техники, а также к длительным и трудоёмким инвентаризациям.

Мы не могли быстро понять, сколько ноутбуков в ремонте, есть ли избыток техники на складе или что нужно закупить для новых сотрудников. Всё это отнимало время и ресурсы, рассказал Геннадий Косеко, менеджер по работе с партнёрами Туту.ру.

Прежняя система учёта, основанная на CRM-задачах, позволяла отслеживать, какое оборудование за кем закреплено, но не давала полной картины наличия имущества. На проверку старых распоряжений на закупки тратили много времени. Инвентаризации проводили вручную по распечатанным на листах формата А4 списках: ответственные лица обходили офисные помещения, сверяли инвентарные номера и вносили данные в отчёты. Весь процесс занимал около 2 недель и требовал участия нескольких сотрудников.

Но их мучили сомнения в эффективности нового решения

До этого Туту.ру уже пробовали различные системы, но ни одна из них не смогла решить все задачи по учёту основных средств. Руководство Сервиса поездок и путешествий сомневалось, что новое решение сможет справиться с таким объёмом данных и сложностями в учёте.

Мы искали гибкую и удобную программу, которая бы не требовала значительных технических ресурсов для внедрения и могла адаптироваться под наши нужды, Геннадий Косеко, менеджер по работе с партнёрами Туту.ру.

Кроме того, представители Туту.ру опасались, что внедрение новой системы потребует длительного обучения сотрудников и значительных временных затрат. Сложностей добавляло то, что часть команды Сервиса поездок и путешествий работала удалённо.ИИ в госсекторе: Перспективные сценарии и план для начала использования 6.6 т

Простое и эффективное решение

На помощь пришла компания «Первый БИТ», которая предложила внедрить программный продукт «Клеверенс. Учёт имущества». Решение показалось простым в интеграции и не требовало сложных технических доработок.

Мы сразу оценили потенциал программы. Она позволяла не только автоматизировать учёт, но и проводить инвентаризации с помощью RFID-технологий, что значительно ускоряло процесс, Андрей Норотов, руководитель проектов компании «Первый БИТ».

Для работы с автоматизированной системой выбрали терминал сбора данных RFID Zebra MC339R, который считывает метки на расстоянии до 3,5 метров и передаёт данные в систему учёта по Wi-Fi. Такое оборудование позволяет проводить инвентаризации без привязки к рабочему компьютеру. А для печати этикеток используют принтер Zebra GK 420t.

С помощью ТСД можно записывать RFID-метки. И только после оклейки ими имущества приступать к проведению инвентаризации. При этом терминал будет считывать все метки, но учитывать только те, что записаны при помощи софта "КУИ", Андрей Рыжиков, специалист по внедрению компании «Первый БИТ».

Первые шаги к светлому будущему

После согласования всех деталей начался процесс внедрения. В проекте участвовали отдел АХО, ИТ-отдел, бухгалтерия и системный архитектор 1С.

Мы тщательно прорабатывали каждый этап, тестировали решения и только после этого внедряли их. Это позволило избежать многих ошибок, Андрей Рыжиков, специалист по внедрению компании «Первый БИТ».

Для начала все основные средства были оклеены RFID-метками, которые содержали информацию о каждом объекте. Затем интеграторы загрузили данные в систему и обучили сотрудников Туту.ру работать с новым оборудованием и мобильным приложением для ТСД от «Клеверенса».

Не всё шло гладко…

В процессе внедрения возникли трудности с обучением сотрудников и адаптацией системы под специфику работы Туту.ру. Однако благодаря поддержке специалистов «Первого БИТа» и техподдержки «Клеверенса» все вопросы были оперативно решены.

Мы быстро устранили возникшие баги. Совместная работа с техподдержкой "Клеверенс" позволила доработать систему под нужды заказчика, специалист по внедрению компании «Первый БИТ».

Кроме того, интеграторы доработали отборы по счетам учёта и организациям, усовершенствовали механизм передачи объектов в аренду между организациями и оптимизировали процессы работы программы. Это позволило в несколько раз упростить процесс проведения инвентаризаций и выполнение управленческих задач.

Проверяем на практике работу системы

Первая масштабная инвентаризация стала ключевым тестом для новой системы. Благодаря RFID-технологиям процесс, который раньше занимал недели, был завершён всего за один день.

Мы были приятно удивлены, насколько быстро и точно прошла инвентаризация. Все данные сразу отразились в системе, что значительно упростило работу бухгалтерии, Геннадий Косеко, менеджер по работе с партнёрами Туту.ру.

Несмотря на то, что мы несколько раз вносили дополнения в техническое задание, нам удалось реализовать все запросы Туту.ру. Сейчас ТСД за секунду считывает все метки в помещении, а система автоматически сверяет их с базой 1С. Это позволило избежать ошибок, связанных с человеческим фактором, и значительно ускорить процесс.

Результаты: прозрачность, скорость и экономия

Внедрение системы «Клеверенс. Учёт имущества» принесло Сервису поездок и путешествий ощутимые результаты:

• Учёт имущества стал полностью прозрачным. Теперь можно отслеживать движение каждого объекта в режиме реального времени.
• Время проведения инвентаризаций сократилось в десятки раз. Если раньше процесс занимал одну-две недели, то теперь его можно завершить за один день.
• Исчезли ошибки в учёте, связанные с человеческим фактором.
• Сотрудники получили доступ к актуальной информации о движении оборудования, что упростило планирование закупок и распределение ресурсов.

С момента внедрения мобильного приложения для ТСД от "Клеверенса" стало намного удобнее вести учёт оборудования с привязкой к сотрудникам и помещениям. Отдельно хочу отметить возможность проводить гибкую инвентаризацию за короткий срок. Чему также способствует RFID-технология, Геннадий Косеко, менеджер по работе с партнёрами Туту.ру.

С — стабильность

С внедрением новой системы Сервис поездок и путешествий Туту.ру вернулся к стабильной работе. Учёт имущества больше не требует значительных временных и человеческих ресурсов, а сотрудники могут сосредоточиться на своих основных задачах.

Мы довольны, что внедрили программное обеспечение "Клеверенс", так как оно помогло нам решить задачу по учёту оборудования. Мы здесь и сейчас видим точную картину по наличию и движению имущества, а не занимаемся поиском информации в старых распоряжениях на закуп, Геннадий Косеко, менеджер по работе с партнёрами Туту.ру.

Полностью готовы к дальнейшему росту

Теперь компания готова к расширению без прежних проблем. В планах — приобретение дополнительного оборудования и масштабирование системы на другие объекты.

Для такого известного и крупного сервиса, как Туту.ру, и для проекта такого масштаба нам нужно было выбрать программный продукт, который не подведёт ни при каких обстоятельствах. Именно поэтому выбор пал на "Клеверенс. Учёт имущества", Руководитель проектов компании «Первый БИТ»

Туту.ру рекомендует «Клеверенс»!

Туту.ру рекомендует решение «Клеверенс. Учёт имущества» другим компаниям, которые сталкиваются с похожими проблемами.

Софт "Клеверенс" оправдал все ожидания заказчика. Он не только решил текущие задачи, но и открыл новые возможности для развития, Андрей Рыжиков, специалист по внедрению компании «Первый БИТ»

Эта история успеха — яркий пример того, как современные технологии помогают бизнесу преодолевать сложности и выходить на новый уровень эффективности.