ГК «Урбантех» сократила запросы по адаптации сотрудников в HR‑отдел на 40% с помощью интранет-портала

2025: Разработка интранет-портала

Компания «1С-Битрикс» 3 марта 2025 года поделилась с TAdviser результатами проекта по разработке интранет-портала для ГК «Урбантех». По отзыву заказчика, по итогам реализации проекта число запросов по адаптации сотрудников в HR‑отдел «Урбантеха» сократилось на 40%.

𝓲

Фото: 1С-Битрикс

Как сообщалось, группа компаний – большая структура, в которой сложно наладить работу всех сотрудников так, чтобы это не создавало дополнительных проблем. Нужно организовать комфортное для работы пространство, где сотрудники могли бы:

• Быстро получать всю необходимую информацию;
• Обсуждать идеи и превращать их в конкретные планы реализации;
• Управлять проектами и следить за ходом работ;
• Обмениваться файлами;
• Проходить обучение и онбординг на удобной платформе;
• Откликаться на внутренние вакансии для карьерного роста;
• Автоматизировать рутинные процессы, связанные с документооборотом;
• Вовлекаться в корпоративную культуру через участие в разных активностях.

Главная задача проекта: создать портал компании, который станет «одним окном», заменяющим кучу разрозненных сервисов для работы. Решение должно уметь интегрироваться с привычными для компании системами, чтобы доступ ко всей нужной информации оставался в одном месте. Цель проекта будет достигнута, если сотрудникам для решения рабочих вопросов понадобится лишь доступ на корпоративный портал.ВТБ добился независимости для ИИ-разработчиков в банке от зарубежных технологий 5.1 т

Выбор остановили на корпоративном интранет-портале Битрикс24: продукт отвечал основным требованиям.

Ранее клиент пробовал использовать другие продукты, но постоянно сталкивался с ограничениями: какие-то решения исчезли с российского рынка или не подходили по цене, где-то функционал заточен под управление проектами, но для полноценного корпоративного портала его недостаточно: не хватает фичей для HR-сервисов и обучения. Где-то не хватало возможностей кастомизации под айдентику компании, чтобы сохранить единый визуальный образ. Некоторые продукты не предоставляли возможность гибких настроек, чтобы сделать расположение разделов понятным и удобным для себя.

Для реализации проекта выбрали ИТ-интегратора Fusion, который предложил внедрить коробочный Битрикс24 с доработками под запросы компании.

Интранет-портал позволяет организовать единое пространство для работы сотрудников и автоматизировать процессы. С помощью базовой функциональности Битрикс24 «УРБАНТЕХ» закрывал следующие задачи:

• Объединил сотрудников, относящихся к нескольким юридическим лицам на едином портале;
• Выстроил и автоматизировал удобный процесс онбординга и обучения новых сотрудников;
• Автоматизировал кадровые процессы с возможностью подписывать документы в один клик. Теперь документы могут проходить через все этапы согласования автоматически, а подписывать их можно через интеграцию с сервисом КЭДО;
• Получил больше возможностей для развития корпоративной культуры. Лента новостей помогает публиковать новости о жизни компании, появилась нематериальная мотивация в виде благодарностей и других бонусов, поступают идеи от сотрудников собираться в клубы по интересам: проводить квизы, игротеки и т.д.;
• Наглядно выстроил оргструктуру в схеме на портале. Это помогает быстро искать нужных сотрудников, ответственных за разные зоны, их руководителей и подчиненных;
• Настроил раздел для управления проектами под особенности своей сферы. В этом разделе есть возможность создавать цифровые рабочие места под разные роли, где ничего не отвлекает от выполнения задач. Инструменты подходят для разных методик работы (Канбан, Списки, диаграмма Ганта и т.д.)

Помимо основных возможностей Битрикс24, которые закрывали главные задачи клиента, нужны были кастомные доработки:

• Дизайн в фирменном стиле компании для поддержания корпоративной культуры;
• Безопасный вход на портал для сохранности данных;
• Разработка функционала для сбора идей и предложений от сотрудников;
• Удобное размещение информации о продуктах компании в отдельном разделе;
• Функционал, который оптимизирует процесс отправки подарков клиентам компании;
• Реестр внутренних вакансий компании, которые будут видны всем сотрудникам.

Битрикс24 в коробочной версии – инструмент гибкий, когда речь идет о кастомизации. Почти любую функциональность продукта возможно доработать под конкретные запросы компании.

Чтобы поддерживать единый корпоративный стиль, портал был визуально кастомизирован:

• Создана тема портала в цветах компании и дополнительная новогодняя тема;
• На главную страницу добавили самое важное - ленту новостей и виджеты для HR-сервисов;
• Благодарности, которыми сотрудники поощряют друг друга, разработаны в виде маскота компании.

К корпоративному порталу предъявлялись повышенные требования относительно информационной безопасности и защиты данных. Поэтому для входа сотрудников была дополнительно разработана двухфакторная аутентификация. Она работает массово для всех сотрудников вне зависимости от девайса, с которого выполняется вход – компьютер со стационарной версией портала или смартфон с приложением Битрикс24.

Вход выполняется по внутренней авторизации и одноразовому паролю. Так данные компании остаются под дополнительной защитой.

Чтобы оптимизировать процессы компании, важно собирать обратную связь от всех сотрудников. Раздел «Идеи и предложения» поможет быстро оформить любую идею и сразу направить ответственным на рассмотрение. Достаточно зайти в раздел и вписать в карточку суть идеи, ее ценность для компании, затраты на реализацию.

Дальше начинается магия автоматизации процессов. Идея проходит через этапы «На рассмотрении», «Приняты», «На реализации» или «Отклонены».

Каждый сотрудник видит ход своей идеи и оценивает/комментирует другие. Так собирается обратная связь от коллег – насколько им тоже нужны/нравятся предложенные нововведения. Сотрудников, чьи идеи приняты в реализацию, ждет мотивационный бонус.

Подарки клиентам для укрепления отношений – мероприятие необходимое. Чтобы снизить затраты времени и сил на организацию этого процесса, автоматизировали его на базе CRM-функциональности. Теперь он выглядит так:

• Выбирать в системе компанию, которую необходимо одарить, или внести информацию о новом клиенте;
• Получить одобрение модератора;
• Внести данные о конкретном человеке, для которого предназначен подарок;
• Далее клиент появляется в «Реестре подарков». Это значит, что задача на отправку подарка уже ушла ответственному за это лицу, как и вся необходимая информация об отправке.

Привлечение новых сотрудников – дело всегда затратное как по времени, так и по бюджету. Чтобы оптимизировать ресурсы, создали реестр внутренних вакансий компании. С его помощью сотрудники всегда в курсе открытых вакансий, откликаются сами и рекомендуют знакомых специалистов.

Главное, чего удалось добиться – это создать корпоративный портал, который помогает решать рабочие задачи и которым пользуются сотрудники ежедневно. Об этом говорят цифры:

• Кол-во запросов в HR по адаптации и работе сервисов сократилось на 40%;
• Численность пользователей портала увеличилась на 55%;
• Индекс активности на портале увеличился с 3841 до 565 450;
• По использованию различных сервисов (Диск, Задачи и Проекты и т.д.) вовлечение сотрудников составляет более 30%.

Также наличие корпоративного портала помогло:

• Автоматизировать рутинные процессы подразделений: кол-во используемых для этого сервисов растет;
• Создать и внедрить в работу правила проектного управления за счет использования инструментов Битрикс24.