"Колмар" в разы ускорил согласование, подписание и исполнение документов с помощью "1С:Документооборот"

2025: Внедрение "1С:Документооборот"

4 марта 2025 года компания "1С-КПД" сообщила о внедрении системы "1С:Документооборот КОРП" в угледобывающем холдинге "Колмар". Проект дополнил сложившуюся в холдинге экосистему решений 1С и усилил информационное обеспечение стратегии развития "Колмар" как компании полного цикла. Cистема электронного документооборота охватила 1000 рабочих мест в 8 предприятиях холдинга. Регистрация документации ускорилась с 1 дня до нескольких минут, количество маршрутов движения документов уменьшилось в 8 раз, а среднее время согласования документов уменьшилось с 3 дней до 2 часов. Расходы на бумагу снизились на 75%, а затраты на оргтехнику и расходные материалы – на 15%.

𝓲

Фото: Колмар

Как сообщалось, "Колмар" – современная угледобывающая компания, созданная с нуля без использования механизмов приватизации. В 2014 году была принята стратегия развития "Колмара" как компании полного цикла: от геологоразведки и добычи – до обогащения, транспортировки по железной дороге, перевалки в порту и экспорта. В перспективе ставилась цель увеличить долю российских коксующихся углей премиального качества на азиатско-тихоокеанском рынке.

Компания занялась модернизацией оборудования, строительством производственных мощностей и сопутствующей инфраструктуры, включая собственные железнодорожные мощности и морской терминал. Начали расти объемы производства и экспортные поставки. Организационные изменения в холдинге сопровождались автоматизацией технологических и бизнес-процессов, внедрением беспилотных летательных аппаратов для сканирования поверхности земли, умных датчиков и других решений.

Узким местом ИТ-стратегии оставался бумажный документооборот. Предприятия холдинга ежегодно обменивались тысячами административных документов: приказов, служебных и докладных записок, заявок, инструкций, перечней, положений, регламентов и правил. На подготовку, поиск, пересылку документов на бумажных носителях между восемью производственными предприятиями в Республике Саха, головным офисом в Москве и многочисленными контрагентами уходило от 3 дней до 2 недель.

Требовалось устранить потери времени из-за пересылки бумажных документов между городами. Оптимизации требовала и система согласования документов. За годы работы в холдинге сформировалось 40 видов маршрутов согласования различных документов – больше, чем в среднем используется в компаниях аналогичного типа. Пользователям было сложно ориентироваться в большом количестве маршрутов.Эксплуатация ЦОДов в условиях постоянно меняющегося рынка 3.5 т

Руководство холдинга поставило задачу создать единую для всех подразделений систему административного документооборота, которая позволила бы оптимизировать поиск, обработку и согласование документов, нормализовать их оформление, исключить риск утери, обеспечить анализ истории работы с документами, повысить исполнительскую дисциплину.

В "Колмаре" уже использовались системы "1С:Бухгалтерия" и "1С:Зарплата и управление персоналом", офисные сотрудники были хорошо знакомы с их интерфейсом и в штате работали свои технические специалисты 1С. Поэтому для решения поставленных задач была выбрана система "1С:Документооборот КОРП". Партнером по внедрению стала компания "1С-КПД".

В ходе проекта было автоматизировано 1000 рабочих мест. Обеспечена бесшовная интеграция системы с решениями "1С:Бухгалтерия" и "1С:Зарплата и управление персоналом". Реализован ряд специфических настроек и доработок: автоматическая конвертация документа в PDF после подписания УКЭП, автоматическое делегирование задач отсутствующих сотрудников, автоматическое переименование вложений, созданных по шаблону и т.д.

Ключевые результаты проекта:

• На февраль 2025 года в холдинге в электронном виде ежегодно обрабатывается 15 000 входящих и исходящих документов. 5 000 документов подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью. Благодаря этому на 75% сократились операционные расходы на бумагу, что эквивалентно экономии 15 000 страниц бумаги формата А4. На 15% снизились затраты на оргтехнику и расходные материалы. В ближайшем будущем планируется сократить эти расходы до нуля.
• Между отделами, производственными подразделениями и головным офисом обеспечено оперативное движение документов: приказов, служебных и докладных записок, заявок, инструкций, перечней, положений, правил, регламентов. Среднее время согласования документа уменьшилось с 3 дней до 2 часов. Процедура регистрации документов ускорилась с 1 дня до нескольких минут.
• Маршруты движения документов стали более универсальными и гибкими. Количество маршрутов сократилось в 8 раз – с 40 до 5 видов, что позволило значительно оптимизировать администрирование документов.
• Время поиска документов сократилось с 1 дня до нескольких минут. Уменьшилась вероятность потери документов благодаря централизованному хранению информации и надежной защите от несанкционированного доступа.
• Упростились аудиторские проверки благодаря быстрому доступу ко всей необходимой информации.
• Создание электронных архивов документов оптимизировало работу со старыми документами и уменьшило затраты на их хранение.
• Бесшовная интеграция "1С:Документооборот КОРП" оптимизировала работу сотрудников, которые большую часть дня работают со смежными системами "1С:Зарплата и управление персоналом" и "1С:Бухгалтерия". Пользователи "1С:Бухгалтерия" теперь могут, не переключаясь между системами, решать задачи, поступающие в "1С:Документооборот". А пользователи "1С:Зарплата и управление персоналом" – отправлять табели учета рабочего времени на согласование в "1С:Документооборот КОРП".
• Кроме того, в системе оперативно контролируется исполнение задач, исполнительская дисциплина сотрудников повысилась.

Проект внедрения "1С:Документооборот" прошел успешно, системой ежедневно пользуется большое количество сотрудников, она растет и развивается. Благодаря этому проекту мы смогли систематизировать документооборот компании, оптимизировать делопроизводство, учёт и хранение документов, усилить контроль исполнения поручений. Ускорилось рассмотрение и согласование документов, снижены риски потери и повреждения документов. отметил Валерий Ибрагимов, директор по цифровой трансформации компании